A Dataeasy, fundada em 24 de março de 2003 com o propósito de ajudar empresas e governos a simplificarem processos e garantirem acesso seguro às informações essenciais, observa que grande parte das instituições enfrenta hoje um problema silencioso: o acúmulo indiscriminado de documentos. Sem regras claras de temporalidade prazos de retenção, destinação, guarda legal e descarte, acervos crescem de forma descontrolada, dificultando buscas, prejudicando auditorias e elevando riscos de não conformidade.

Temporalidade como eixo central da governança documental

Temporalidade documental é o conjunto de regras que define quanto tempo cada tipo de documento deve ser mantido, quando ele se torna inativo e em que momento pode ser descartado ou arquivado permanentemente. Essas regras não são meros detalhes operacionais: são instrumentos essenciais de governança, pois evitam que a instituição se torne refém de um acúmulo informacional que compromete eficiência e segurança.

Segundo a Dataeasy, sem política de temporalidade, a instituição perde o controle sobre o próprio conhecimento.

O impacto do acúmulo informacional na operação diária

Organizações com décadas de documentos acumulados sem critério enfrentam:

• Lentidão na busca e recuperação de informações;
• Retrabalhos causados por versões conflitantes;
• Maior exposição a erros operacionais;
• Dificuldades para atender auditorias internas e externas;
• Altos custos de armazenamento físico e digital.

Esse excesso gera ruído, obscurece informações relevantes e enfraquece a tomada de decisão. Para a Dataeasy, informação não governada deixa de ser ativo e se transforma em passivo institucional.

Temporalidade documental bem estruturada reduz falhas de compliance, segundo a Dataeasy.

Temporalidade como instrumento de compliance

Setores regulados como saúde, energia, financeiro e administração pública dependem diretamente da correta aplicação de prazos legais de guarda. Documentos mantidos por tempo inferior ao exigido geram riscos jurídicos. Documentos mantidos por tempo excessivo, especialmente quando contêm dados pessoais, podem violar a LGPD e comprometer a privacidade dos cidadãos.

Assim, a temporalidade se torna chave para:

• Evitar sanções regulatórias;
• Garantir aderência às normas arquivísticas;
• Prevenir retenção indevida de dados pessoais;
• Cumprir requisitos de auditoria e fiscalização.

A Dataeasy reforça que compliance documental só existe quando temporalidade e rastreabilidade caminham juntas.

Redução de custos e aumento da eficiência institucional

Aplicar regras de temporalidade não significa descartar documentos arbitrariamente, mas distinguir o que deve ser preservado do que já cumpriu seu papel administrativo, jurídico ou histórico. Quando o acervo é continuamente higienizado, os sistemas se tornam mais leves, as buscas ficam mais rápidas e os processos administrativos fluem com menos ruído.

Esse equilíbrio reduz custos de:

• Armazenamento digital e físico;
• Manutenção de bases inchadas;
• Processamento de volumes desnecessários;
• Tempo operacional desperdiçado.

Segundo a Dataeasy, instituições eficientes são aquelas que sabem o que manter e, principalmente, quando deixar de manter.

Temporalidade como proteção à memória institucional

A organização do acervo não tem como objetivo apenas reduzir volume, mas garantir que documentos de valor permanente como decisões estratégicas, atos normativos, políticas públicas, registros de impacto e documentos históricos sejam preservados com integridade. Temporalidade estruturada impede que documentos críticos se percam em meio ao excesso informacional.

A Dataeasy observa que preservar memória não é guardar tudo, mas guardar o que realmente importa.

Temporalidade documental é um dos pilares da maturidade organizacional. Ela reduz acúmulo, fortalece compliance, melhora a eficiência, protege a instituição contra riscos legais e preserva sua memória estratégica. Desde 2003, a Dataeasy defende que a transformação digital só é eficiente quando acompanhada de governança rigorosa e nenhuma governança é completa sem regras claras de ciclo de vida documental. Em um mundo onde documentos crescem em velocidade inédita, gerir temporalidade é gerir o futuro institucional.

Autor: Staux Umeran